Об архивных работах, услугах

Каждый из нас сталкивался с проблемой подбора тех или иных данных по запросу, либо поиска документа (книга покупок/продаж, счетов-фактур за календарный месяц и т.п.), созданного в организации, но не обнаруженного в ходе текущего делопроизводства.

Для того, чтобы данные проблемы не отвлекали вас от текущей работы, необходимо проводить своевременную инвентаризацию и архивную обработку вашего архива и документов, находящихся в текущей работе.

Данные архивные работы желательно осуществлять перед:

• проведением финансового аудита;
• передачей годового бухгалтерского баланса в налоговую инспекцию.

Кроме того, документы оперативного (до 5 лет ), длительного (до 75 лет) и постоянного сроков хранения должны быть упорядочены и обработаны, для того чтобы их можно было предоставлять для текущих и внеплановых налоговых и иных проверок вашей организации.

Упорядочение документов и архивная обработка документов

Строго говоря, упорядочение документов и их архивная обработка должна начинаться с составления Примерной номенклатуру дел вашей организации.

Составления Номенклатуры дел в государственных организациях обязательно. В негосударственных организациях её все - таки желательно составлять, так это позволит вам вести текущий документооборот в соответствии со штатной структурой вашей организации, поможет избежать случайной утраты документов, а также правильно вести ваш документооборот и облегчит обработку документов вашей организации в соответствии с архивными требованиями.

Так как составление Номенклатуры дел является достаточно сложным видом работ, многие организации откладывают её на более позднее время, и ведут текущее делопроизводство в условиях её отсутствия.

Проблемы, как правило, возникающие из-за отсутствия, утверждённой Номенклатуры дел можно частично скомпенсировать путем проведений регулярных (но не реже одного раза в год) инвентаризаций вашего архива.

Проведение регулярных инвентаризаций (один раз в год) и архивных обработок (не реже чем один раз в три года) вашего архива, сопровождается созданием научно-справочного аппарата архива организации и информационно-справочного аппарата на документы, находящиеся в текущей работе.

Создание и ведение указанных выше поисковых аппаратов (описи дел, исторические справки к описям дел, внутренние описи дел и т.д.) позволит вам вести правильный учёт документов и оперативно предоставлять информацию (справки и т.п.) по внешним (от сторонних организаций) и внутренним (от административно - управленческого персонала вашей организации) запросам.

В ходе упорядочения и архивной обработки документы формируются в дела и переплетаются в твёрдый картонный, переплёт, что позволяет избегать случайной утраты документов в ходе работы с ними и хранения документов в организации. Кроме того переплёт документов позволит вам существенно (от 25% до 50%) сократить площади шкафов (стеллажей), отводимых для размещения и хранения документов.

Наряду с переплётом, площади, занимаемыми документами, можно освободить путём передачи документов на внеофисное (депозитарное) хранение в архивохранилище нашей компании.

Расчёт трудовых и финансовых затрат, необходимых для проведения вышеуказанных работ, показывает, что для организации более рентабельным является вариант не содержания собственной архивной службы или штатной единицы архивариуса, а вариант привлечения к исполнению данных работ специализированной архивной компании.

Специалисты нашей компании находятся на рынке архивных услуг с 1987 года и имеют большой опыт по обработке документов управленческой, бухгалтерской, кадровой и научно-технической документации в организациях всех форм собственности.

Вакансии:

Срочно.
Приглашаем на собеседование и работу по итогом собеседования 1-2 архивных специалистов имеющих опыт работы с НТД.
Работа разовая. Работы будут производится в городе Москве.
Обращаться по контактным телефонам с 9-00- до 19-00