Факторы влияющие на составление графика отпусков

Работодатель может по собственной инициативе (за счет собственных средств) предоставлять отдельным категориям работников удлиненные отпуска. Это следует из части первой статьи 120 Трудового кодекса РФ, согласно которой «продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается». Таким образом, установленная ТК РФ продолжительность отпусков может быть увеличена коллективными договорами, соглашениями, трудовыми договорами;

• проверить, нет ли работников, которым отпуска не предоставлялись в прошлом календарном году. Согласно части четвертой статьи 124 Трудового кодекса РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2-х лет подряд. Поскольку графики отпусков должны храниться 1 год по окончании срока их действия, то работникам отделов кадров следует проверить прошлые графики. Кстати, непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, запрещено.

На практике работники, которые по различным причинам не использовали свой отпуск в предыдущем календарном году, например, в связи с производственной необходимостью, как правило, вносятся в списки тех, чьи пожелания учитываются в первую-вторую очереди. Это своего рода благодарность организации;

• учесть правила присоединения дополнительных отпусков к ежегодным. Согласно части второй статьи 120 Трудового кодекса РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Таким образом, в графике отпусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.

Поскольку трудовым законодательством часть дополнительных оплачиваемых отпусков все еще установлена в рабочих днях, то при их суммировании с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками, устанавливаемыми в календарных днях, возникают определенные сложности. Схема исчисления общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска уже разъяснялась на страницах журнала: «От даты начала отпуска отсчитывается определенное количество основного отпуска в календарных днях (28 календарных дней), а затем прибавляется определенное количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю и определяется дата последнего дня отпуска. После этого общий период отпуска (с первого по последний день) переводится в календарные дни»2.

Из содержания части второй статьи 120 Трудового кодекса РФ не следует, что работник обязан использовать отпуск совокупной продолжительности полностью. Согласно части первой статьи 125 Кодекса по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части; при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Приведенные правовые нормы не связывают возможность разделения отпуска с видом оплачиваемого отпуска — основного ежегодного или дополнительного ежегодного — а следовательно, любой из отпусков, на который работник имеет право, может быть разбит на части. Количество таких частей законодательство не ограничивает, за исключением отдельных случаев (например, только на две части может быть разделен отпуск сотрудников таможенных органов (Федеральный закон от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации»), работников прокуратуры (прокуроров и следователей, научных и педагогических работников) (Закон РФ от 17.01.1992 N 2202-I «О прокуратуре Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002).

Для того, чтобы не вносить в график отпусков постоянные изменения, желательно заранее согласовать с работником его намерения по разбивке отпуска на части. Если график отпусков уже утвержден, работник может обратиться с соответствующим заявлением о дроблении его отпуска. В этом случае работодатель может издать приказ о разделении отпуска с соответствующим отражением изменений в графике. Но еще раз напоминаем, что утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Поэтому если руководство организации придет к выводу о нецелесообразности разбивки и разнесения отпуска, то при соответствующем подтверждении, что при составлении графика отпусков работнику задавался вопрос о его намерении воспользоваться отпуском по частям, отказ в удовлетворении запоздалой просьбы будет правомерным.

Следует отметить, что специальных правил о продолжительности перерыва между частями отпуска не существует. Специалисты Минтруда России также рекомендуют не увлекаться чрезмерным дроблением отпусков, так как за короткие сроки работник не сможет отдохнуть.

Время ухода в отпуск. Трудовое законодательство, особенно подзаконные акты, часто содержат пояснение, что отпуска не должны приурочиваться исключительно к 1 или 15-му числу, а должны, по возможности, распределяться равномерно в течение всего года. Этот совет раз за разом воспроизводится с 1930 года — из Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных постановлением Народного Комиссариата труда СССР от 30.04.1930 N 169 (с изм. на 06.12.1956).

Для того, чтобы сделать уход в отпуск равномерным, в расчет берется ежемесячное нахождение в отпусках от 10 до 30% работников конкретного подразделения организации и организации в целом. Этот процент понижается в периоды наибольшей производственной активности и, соответственно, увеличивается в другие периоды текущего календарного года. На предприятиях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, количество одновременного нахождения работников в отпусках может составлять 50% или более.

Как быть отдельным категориям работников, у которых нет соответствующих льгот на использование отпуска в удобное для них время? В том случае, если в организации имеется значительное количество работников, наделенных льготами, при неуклонном соблюдении работодателем законодательства и интересов организации, работники-нельготники практически не имеют возможности использовать отпуск в летнее время. Для них можно установить поочередный уход в отпуск в летнее время (например, 1 раз в 2 года) или предусмотреть особую разбивку отпуска по частям.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать и иные нормы статей главы 19 Трудового кодекса РФ и других федеральных законов. Также если предусмотренный коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка порядок предоставления отпусков отличается от установленного законодательством (в сторону улучшения), то необходимо учесть нормы и этих локальных актов.

Специфика деятельности организации и необходимость обеспечения нормальной работы организации. Под необходимостью обеспечения нормальной работы понимаются выполнение производственных, финансовых и иных планов, эффективное управление. В отношении выполнения производственных планов отдел кадров предварительно согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с планово-экономическим отделом количество работников, необходимых для выполнения запланированных объемов работ. Кроме того, этот вопрос также решается с руководителями структурных подразделений.

Принятые производственные и иные планы должны учитываться при составлении графика отпусков. Так, на период увеличения объемов производства, например, прохладительных напитков в летнее время, организация-производитель безалкогольных напитков заинтересована в том, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах, и наоборот, на период уменьшения объемов производства она готова предоставить одновременно отпуска более 20% работников. Отдельные организации могут позволить себе так называемые «коллективные отпуска», например, организации по производству табачных и алкогольных изделий, организации по продаже отопительной техники: первые две могут отпустить на отдых в летнее время основной производственный персонал, реализуя продукцию со складов; руководство третьей также охотно отправит своих работников в летний отпуск, так как лето — это пора «затишья» в продаже бытовых обогревателей. Коллективные отпуска в летнее время используют и образовательные учреждения.

Однако не только изменение объемов производства сказывается на периодах предоставления отпусков. Зачастую отсутствие денежных средств (пусть даже незначительное время), необходимых для оплаты отпускных работникам, также может отразиться на порядке предоставления отпусков. Поэтому работники финансового отдела или главной бухгалтерии должны быть подключены к разработке графика (например, для того, чтобы сформировать резервы для оплаты отпусков, если на время отпусков приходится возврат долгов по кредитам или иные значительные выплаты).

При составлении графика отпусков в организации, в которой невозможна приостановка деятельности, рассчитывается количество работников, необходимых для обеспечения ее деятельности в период, на который приходится наибольшее количество отпусков.

Для того, чтобы компания оставалась управляемой даже в «пик отпусков», необходимо предусмотреть очередность ухода руководящих работников и, соответственно, обеспечить присутствие на рабочих местах работников-заместителей. Поэтому разумным является составление графика отпусков руководящих работников. При его составлении необходимо учитывать, что в период отпусков в организации должно находиться лицо, наделенное правом подписи финансовых документов. В банках, например, графики отпусков руководителей составляются с таким расчетом, чтобы отсутствовало не более одного должностного лица, ответственного за сохранность ценностей.