Факторы влияющие на составление графика отпусков

Поскольку факторы, влияющие на определение очередности предоставления отпусков, носят комплексный характер, рассмотрим их по очереди.

• Пожелания работников. Исходя из принципов правового регулирования трудовых отношений, пожелания работников являются определяющим фактором. О намерениях работников отдел кадров может судить из опросов (записок, заявлений), проведенных (полученных) на подготовительном этапе. Наиболее желаемыми и благоприятными условиями для отдыха работников в России являются лето и начало осени. Поскольку, как правило, пожелания большинства работников приходятся именно на этот период, составителям графиков следует соотнести пожелания работников и нижеследующие факторы.

• Действующее законодательство. Из положений нормативных правовых актов, и в первую очередь, Трудового кодекса РФ, необходимо определить:

Наличие стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск (статьи 121, 122 ТК РФ). Если на момент составления графика отпусков у отдельных работников право на отпуск пока не наступило, в учет принимаются 6 месяцев с момента приема работника на работу. При этом целесообразно предупредить работника, что время ухода в отпуск может быть соразмерно отодвинуто при условиях, указанных в статье 121 ТК РФ. Так, в ней установлено, что в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

• время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 ТК РФ;
• время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;
• время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.

Здесь возможна коллизия. Если график утвержден, значит, он обязателен для работодателя и для работника. Однако статьей 124 Трудового кодекса РФ строго определены случаи, когда отпуск работника может быть перенесен на другой срок:

• по соглашению между работником и работодателем отпуск переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за 2 недели до его начала;
• в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год.

Таким образом, если, например, на момент составления графика отпусков работник проработал в организации всего 2 месяца, то, исходя из 6-месячного стажа, право на отпуск у него наступит по истечении 4-х месяцев. Допустим, работник выразил намерение уйти в отпуск по истечении 6 месяцев его работы в организации. В случае, если периоды, указанные в пунктах «а»—«в» будут иметь место, право на отпуск отодвигается на то количество дней, которые исключаются из стажа, предусмотренного статьей 121 Трудового кодекса РФ. В этом случае следует исходить из того, что отсутствие стажа является юридически значимым основанием для внесения соответствующего изменения в график отпусков.

Такое строгое отслеживание стажа, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не обязательно — частью второй статьи 122 Трудового кодекса РФ установлено, что по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Совсем не имеет значения такой стаж для категорий работников, указанных в части третьей статьи 122 ТК РФ, согласно которой до истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

• женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до 18 лет;
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3-х месяцев;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

В графике отпусков изначально можно планировать только отпуска работников в возрасте до 18 лет и принятых на работу беременных женщин. В любом случае, следует помнить, что основанием предоставления отпуска до истечения 6-месячного срока непрерывной работы в организации является заявление работника. Поэтому еще при составлении графика следует уточнить, не хотят ли указанные категории работников подать такого рода заявления.




Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможности предоставления основного ежегодного оплачиваемого отпуска пропорционально отработанному работником времени. Поэтому, когда право на отпуск используется до истечения 6 месяцев непрерывной работы (авансом), работодатель обязан предоставить его в полном размере (если иная договоренность не будет достигнута с работником) и полностью оплатить. Что касается ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, то в стаж работы, дающий право на них, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время. При этом в первом рабочем году этот отпуск предоставляется пропорционально проработанному в этих условиях времени. Кстати, возможности предоставления дополнительного оплачиваемого отпуска авансом Трудовой кодекс РФ не предусматривает.

Определяя право работника на отпуск в календарном году, на который составляется график отпусков, следует также учесть еще один момент. У работника, принятого на работу в текущем году, может возникнуть право на уход в отпуск дважды в будущем календарном году. Например, работник поступил на работу в октябре 2002 года — право на отпуск у него возникает в мае. Однако с октября 2003 года у него также возникает право на отпуск за второй рабочий год: согласно части третьей статьи 122 ТК РФ отпуск за второй и последующий годы работы может предоставляться в любое время рабочего года. При предоставлении отпуска в одном календарном году, но за два разных рабочих года важно, чтобы уход во второй отпуск был предусмотрен в графике отпусков не раньше начала рабочего года, за который он предоставляется.

Очередность отпусков. Для ее установления необходимо составить список работников, которым в соответствии с законодательством предоставлено право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время. Согласно части третьей статьи 123 Трудового кодекса такие категории работников должны определяться в соответствии с федеральными законами. Сам Кодекс устанавливает, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное время:

• мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (статья 123 ТК РФ);
• работникам в возрасте до 18 лет (статья 267 ТК РФ).

Кроме этого, «удобное время» является условием определения очередности для категорий работников, указанных в таблице 1.

№ п/п	Категория работников	Нормативный правовой документ
1	Граждане, подвергшиеся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС	Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-I «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (с изм. на 25.07.2002)
2	Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации и полные кавалеры ордена Славы	Закон РФ от 15.01.1993 № 4301-I «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» (с изм. на 13.07.2001)
3	Граждане, награжденные знаком «Почетный донор России»	Закон РФ от 09.06.1993 № 5142-I «О донорстве крови и ее компонентов» (с изм. на 16.04.2001)
4	Ветераны Великой Отечественной войны, иные участники Великой Отечественной войны и боевых действий, ветераны труда	Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» (с изм. на 25.07.2002)
5	Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой славы	Федеральный закон от 09.01.1997 № 5-ФЗ «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы»
6	Граждане, получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр)	Федеральный закон от 10.01.2002 № 2-ФЗ «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне»

Пунктом 1 статьи 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» (с изм. на 28.06.2002) предусмотрено, что супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих.

Таким образом, определяя очередность предоставления отпусков, необходимо выяснить желание указанных категорий работников и получить его подтверждение в письменной форме.

Кроме работников, имеющих льготы в отношении времени ухода в отпуск, необходимо учесть и требования статьи 286 Трудового кодекса РФ, которой установлено, что лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Поэтому необходимо уточнить, когда планируется предоставление отпуска по основному месту работы и попросить работника представить соответствующее подтверждение.

Также необходимо учесть мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуска или их части в предшествующем году. Если в организации есть работники, имеющие намерение поступать в учебные заведения или уже обучающиеся, целесообразно выяснить их пожелания и потребности о времени предоставления отпусков. Если организация расположена в районе Крайнего Севера или приравненном к нему районе, у работников, имеющих детей, заканчивающих в календарном году 9-й или 11-й класс, следует узнать, не планируют ли их дети поступать в образовательные учреждения среднего или высшего профессионального образования, расположенные в другой местности, так как в соответствии с частью пятой статьи 322 Трудового кодекса РФ по просьбе одного из родителей (опекуна, попечителя) работодатель обязан предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или его часть (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в образовательное учреждение.

Указанным в п.п. 2.1, 2.2 настоящей публикации работникам, которые имеют право на преимущества в предоставлении отпуска до истечения 6-месячного срока непрерывной работы или в удобное для них время на основании заявления или просьбы (что прямо предусмотрено соответствующими статьями Трудового кодекса РФ), не вменяется в обязанность представить такие заявления или просьбы до составления графика отпусков — они могут быть направлены в любое время. Но для того, чтобы не заниматься постоянным редактированием графика отпусков, следует позаботиться о выяснении намерений этих работников на этапе его разработки .

В отношении корреспонденции норм части первой статьи 122 (о возникновении у работника права на использование отпуска по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в организации), части второй статьи 122 (о праве на использование отпуска до истечения 6 месяцев непрерывной работы в организации) и части третьей статьи 123 (о праве отдельных работников использовать отпуск в удобное для них время) Трудового кодекса РФ следует сказать, что его нормы не решают вопрос, который возникал еще во время действия КЗоТ РФ. Могут ли только что принятые на работу работники, для которых федеральными законами предусмотрено предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время, использовать свой отпуск до истечения 6-месячного срока? Ведь если не возникло право на отпуск (6-месячный срок не истек), то как может возникать право на его использование в удобное время? Но поскольку Трудовой кодекс РФ не содержит каких-либо разъясняющих и конкретизирующих норм, это позволяет юристам (в том числе принимавшим участие в разработке Кодекса) говорить о праве на получение отпуска авансом категориям работников, указанным выше (совместителям, работникам перечисленным в таблице 1 и другим)1.

Продолжительность отпуска. При ее определении необходимо:

• выяснить, есть ли у работников право на дополнительные оплачиваемые отпуска и какова их продолжительность . Если кадровое делопроизводство в компании организовано с соблюдением требований трудового законодательства, то для этого достаточно просмотреть трудовые договоры работников. Однако не исключено, что в трудовом договоре по какой-то причине не отражен дополнительный отпуск, прямо предусмотренный Трудовым кодексом РФ или федеральным законом. Поэтому если есть сомнения в полноте содержания трудовых договоров, следует подробно проанализировать нормы Кодекса и подзаконные нормативные правовые акты, регулирующие вопросы предоставления дополнительных отпусков. Наиболее рациональным является ведение в течение года списка работников, имеющих право на дополнительные оплачиваемые отпуска, в котором отражаются вид отпуска каждого принятого на работу в текущем году и его продолжительность. Если позаботиться о разработке такого списка заблаговременно, то к моменту составления графика отпусков у работников отдела кадров будет вся необходимая информация;
• определить категории работников, которым в соответствии с нормами Трудового кодекса РФ или иных федеральных законов предоставляется удлиненный отпуск, т.е. продолжительностью более 28 календарных дней.

 Такой отпуск работодатель обязан предоставить работникам, указанным в таблице 2.

№ п/п	Категории работников, виды работ, производств	Продолжительность ежегодного отпуска	Нормативный правовой акт
1	Работники в возрасте до 18 лет	31 календарный день	Трудовой кодекс РФ — статья 267
2	Педагогические работники образовательных учреждений	42, 56 календарных дней (конкретная продолжительность установлена постановлением Правительства РФ от 01.10.2002 № 724)	Трудовой кодекс РФ — статья 334
3	Инвалиды, занятые в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности	не менее 30 календарных дней	Федеральный закон от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (с изм. на 29.05.2002) — статья 23
4	Граждане пожилого возраста и инвалиды, проживающие в стационарных учреждениях социального обслуживания, работающие на условиях трудового договора	30 календарных дней	Федеральный закон от 02.08.1995 № 122-ФЗ «О социальном обслуживании граждан пожилого возраста» — статья 13
5	Государственные служащие	не менее 30 календарных дней (для отдельных категорий отпуск м.б. большей продолжительности)	Федеральный закон от 31.07.1995 № 119-ФЗ «Об основах государственной службы Российской Федерации» (с изм. на 07.11.2000) —статья 18
6	Муниципальные служащие	не менее 30 календарных дней (для отдельных категорий отпуск м.б. большей продолжительности)	Федеральный закон от 08.01.1998 № 8-ФЗ «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) — статья 17
7	Судьи	30 рабочих дней; 45 рабочих дней (в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, и в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями, где установлены коэффициенты к заработной плате); 51 рабочий день (в районах Крайнего Севера)	Закон РФ от 26.06.1992 № 3132-I «О статусе судей в Российской Федерации» (с изм. на 15.12.2001) — статья 19
8	Работники прокуратуры (прокуроры и следователи, научные и педагогические работники)	30 календарных дней	Закон РФ от 17.01.1992 № 2202-I «О прокуратуре Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) —статья 414
	Прокуроры и следователи, работающие в местностях с тяжелыми и неблагоприятными климатическими условиями	не менее 45 календарных дней
	Примечание. Конкретная продолжительность установлена Правительством РФ (постановление 06.03.1996 № 242): 54 календарных дня — в районах Крайнего Севера; 46 календарных дней — в приравненных к районам Крайнего Севера местностях.
9	Сотрудники налоговой полиции	30 календарных дней; 45 календарных дней (при прохождении службы в местностях с тяжелыми климатическими условиями)	Федеральный закон от 24.06.1993 № 5238-I «О федеральных органах налоговой полиции» (с изм. на 25.07.2002) — статья 13 Положение о прохождении службы в органах налоговой полиции Российской Федерации (постановление Верховного Совета РФ от 20.05.1993 № 4991-I (с изм. на 30.06.2002)
10	Сотрудники милиции	30 суток плюс время, необходимое для проезда к месту проведения отпуска и обратно	Закон РФ от 18.04.1991 № 1026-I «О милиции» (с изм. на 25.04.2002) — статья 20
11	Сотрудники таможенных органов	30 календарных дней без учета времени следования к месту проведения отпуска и обратно	Федеральный закон от 21.07.1997 № 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) — статья 36
12	Члены Совета Федерации Депутаты Государственной Думы	48 рабочих дней	Закон РФ от 08.05.1994 № 3-ФЗ «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002) — статьи 28, 40
13	Помощник члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, работающий по трудовому договору	до 36 рабочих дней
14	Граждане, занятые на работах с химическим оружием	56 календарных дней (по первой группе работ); 49 календарных дней (по второй группе работ)	Федеральный закон от 07.11.2000 № 136-ФЗ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием» (с изм. на 25.07.2002) — статья 5
15	Спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб, профессиональных аварийно-спасательных формирований	30 суток — имеющие непрерывный стаж работы в профессиональных аварийно-спасательных службах, профессиональных аварийноспасательных формированиях на должностях спасателей до 10 лет; 35 суток — имеющие стаж работы в указанных выше службах и формированиях более 10 лет; 40 суток — имеющие стаж работы в указанных выше службах и формированиях более 15 лет	Федеральный закон от 22.08.1995 № 151-ФЗ «Об аварийно-спасательных службах и статусе спасателей» (с изм. на 24.03.2001) — статья 28

Что касается отпусков научных работников, имеющих ученую степень, то в соответствии с постановлением Правительства РФ от 12.08.1994 N 949 «О ежегодных отпусках научных работников, имеющих ученую степень» предоставление удлиненных отпусков докторам наук — 48 рабочих дней, а кандидатам наук — 36 рабочих дней является не обязанностью, а правом научных учреждений (организаций), финансируемых из федерального бюджета. Указанные отпуска предоставляются научным работникам, занимающим штатные должности, ученые степени по которым предусмотрены тарифно-квалификационными требованиями, согласованными и утвержденными в установленном порядке.




Работодатель может по собственной инициативе (за счет собственных средств) предоставлять отдельным категориям работников удлиненные отпуска. Это следует из части первой статьи 120 Трудового кодекса РФ, согласно которой «продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается». Таким образом, установленная ТК РФ продолжительность отпусков может быть увеличена коллективными договорами, соглашениями, трудовыми договорами;

• проверить, нет ли работников, которым отпуска не предоставлялись в прошлом календарном году. Согласно части четвертой статьи 124 Трудового кодекса РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2-х лет подряд. Поскольку графики отпусков должны храниться 1 год по окончании срока их действия, то работникам отделов кадров следует проверить прошлые графики. Кстати, непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, запрещено.

На практике работники, которые по различным причинам не использовали свой отпуск в предыдущем календарном году, например, в связи с производственной необходимостью, как правило, вносятся в списки тех, чьи пожелания учитываются в первую-вторую очереди. Это своего рода благодарность организации;

• учесть правила присоединения дополнительных отпусков к ежегодным. Согласно части второй статьи 120 Трудового кодекса РФ при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском. Таким образом, в графике отпусков указывается общая продолжительность оплачиваемого отпуска.

Поскольку трудовым законодательством часть дополнительных оплачиваемых отпусков все еще установлена в рабочих днях, то при их суммировании с основными ежегодными оплачиваемыми отпусками, устанавливаемыми в календарных днях, возникают определенные сложности. Схема исчисления общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска уже разъяснялась на страницах журнала: «От даты начала отпуска отсчитывается определенное количество основного отпуска в календарных днях (28 календарных дней), а затем прибавляется определенное количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю и определяется дата последнего дня отпуска. После этого общий период отпуска (с первого по последний день) переводится в календарные дни»2.

Из содержания части второй статьи 120 Трудового кодекса РФ не следует, что работник обязан использовать отпуск совокупной продолжительности полностью. Согласно части первой статьи 125 Кодекса по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части; при этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Приведенные правовые нормы не связывают возможность разделения отпуска с видом оплачиваемого отпуска — основного ежегодного или дополнительного ежегодного — а следовательно, любой из отпусков, на который работник имеет право, может быть разбит на части. Количество таких частей законодательство не ограничивает, за исключением отдельных случаев (например, только на две части может быть разделен отпуск сотрудников таможенных органов (Федеральный закон от 21.07.1997 N 114-ФЗ «О службе в таможенных органах Российской Федерации»), работников прокуратуры (прокуроров и следователей, научных и педагогических работников) (Закон РФ от 17.01.1992 N 2202-I «О прокуратуре Российской Федерации» (с изм. на 25.07.2002).

Для того, чтобы не вносить в график отпусков постоянные изменения, желательно заранее согласовать с работником его намерения по разбивке отпуска на части. Если график отпусков уже утвержден, работник может обратиться с соответствующим заявлением о дроблении его отпуска. В этом случае работодатель может издать приказ о разделении отпуска с соответствующим отражением изменений в графике. Но еще раз напоминаем, что утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Поэтому если руководство организации придет к выводу о нецелесообразности разбивки и разнесения отпуска, то при соответствующем подтверждении, что при составлении графика отпусков работнику задавался вопрос о его намерении воспользоваться отпуском по частям, отказ в удовлетворении запоздалой просьбы будет правомерным.

Следует отметить, что специальных правил о продолжительности перерыва между частями отпуска не существует. Специалисты Минтруда России также рекомендуют не увлекаться чрезмерным дроблением отпусков, так как за короткие сроки работник не сможет отдохнуть.

Время ухода в отпуск. Трудовое законодательство, особенно подзаконные акты, часто содержат пояснение, что отпуска не должны приурочиваться исключительно к 1 или 15-му числу, а должны, по возможности, распределяться равномерно в течение всего года. Этот совет раз за разом воспроизводится с 1930 года — из Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных постановлением Народного Комиссариата труда СССР от 30.04.1930 N 169 (с изм. на 06.12.1956).

Для того, чтобы сделать уход в отпуск равномерным, в расчет берется ежемесячное нахождение в отпусках от 10 до 30% работников конкретного подразделения организации и организации в целом. Этот процент понижается в периоды наибольшей производственной активности и, соответственно, увеличивается в другие периоды текущего календарного года. На предприятиях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, количество одновременного нахождения работников в отпусках может составлять 50% или более.

Как быть отдельным категориям работников, у которых нет соответствующих льгот на использование отпуска в удобное для них время? В том случае, если в организации имеется значительное количество работников, наделенных льготами, при неуклонном соблюдении работодателем законодательства и интересов организации, работники-нельготники практически не имеют возможности использовать отпуск в летнее время. Для них можно установить поочередный уход в отпуск в летнее время (например, 1 раз в 2 года) или предусмотреть особую разбивку отпуска по частям.

При составлении графика отпусков необходимо учитывать и иные нормы статей главы 19 Трудового кодекса РФ и других федеральных законов. Также если предусмотренный коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка порядок предоставления отпусков отличается от установленного законодательством (в сторону улучшения), то необходимо учесть нормы и этих локальных актов.

Специфика деятельности организации и необходимость обеспечения нормальной работы организации. Под необходимостью обеспечения нормальной работы понимаются выполнение производственных, финансовых и иных планов, эффективное управление. В отношении выполнения производственных планов отдел кадров предварительно согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с планово-экономическим отделом количество работников, необходимых для выполнения запланированных объемов работ. Кроме того, этот вопрос также решается с руководителями структурных подразделений.

Принятые производственные и иные планы должны учитываться при составлении графика отпусков. Так, на период увеличения объемов производства, например, прохладительных напитков в летнее время, организация-производитель безалкогольных напитков заинтересована в том, чтобы как можно больше работников оставалось на рабочих местах, и наоборот, на период уменьшения объемов производства она готова предоставить одновременно отпуска более 20% работников. Отдельные организации могут позволить себе так называемые «коллективные отпуска», например, организации по производству табачных и алкогольных изделий, организации по продаже отопительной техники: первые две могут отпустить на отдых в летнее время основной производственный персонал, реализуя продукцию со складов; руководство третьей также охотно отправит своих работников в летний отпуск, так как лето — это пора «затишья» в продаже бытовых обогревателей. Коллективные отпуска в летнее время используют и образовательные учреждения.

Однако не только изменение объемов производства сказывается на периодах предоставления отпусков. Зачастую отсутствие денежных средств (пусть даже незначительное время), необходимых для оплаты отпускных работникам, также может отразиться на порядке предоставления отпусков. Поэтому работники финансового отдела или главной бухгалтерии должны быть подключены к разработке графика (например, для того, чтобы сформировать резервы для оплаты отпусков, если на время отпусков приходится возврат долгов по кредитам или иные значительные выплаты).

При составлении графика отпусков в организации, в которой невозможна приостановка деятельности, рассчитывается количество работников, необходимых для обеспечения ее деятельности в период, на который приходится наибольшее количество отпусков.

Для того, чтобы компания оставалась управляемой даже в «пик отпусков», необходимо предусмотреть очередность ухода руководящих работников и, соответственно, обеспечить присутствие на рабочих местах работников-заместителей. Поэтому разумным является составление графика отпусков руководящих работников. При его составлении необходимо учитывать, что в период отпусков в организации должно находиться лицо, наделенное правом подписи финансовых документов. В банках, например, графики отпусков руководителей составляются с таким расчетом, чтобы отсутствовало не более одного должностного лица, ответственного за сохранность ценностей.