Правила написания рекомендательных писем

В письмах умного человека отражается характер тех, кому они адресованы.

Рано или поздно, на определенном этапе вашей карьеры, к вам может обратиться с просьбой о написании рекомендательного письма ваш подчиненный, коллега, друг. Как и для резюме, для написания рекомендательного письма есть свой шаблон. Здесь вы найдете советы, как правильно подойти к вопросу написания рекомендательного письма, что в нем необходимо охватить и учесть.

Что значит хорошая рекомендация?

Рекомендательное письмо является письменным подтверждением ваших профессиональных навыков и достижений. В письме раскрывается и характер сотрудника, и опыт, и его сильные и слабые стороны, а главное – дальнейший потенциал. Работодателю не интересно знать, любите ли вы китайскую кухню, собираете ли с детства марки и занимаетесь ли спортом. Что он действительно ищет в потенциальном сотруднике, так это честность, надежность, ответственность, ум, энтузиазм и желание расти и развиваться. Хорошее рекомендательное письмо отвечает на все эти вопросы в нескольких предложениях.

Nota bene руководителю: защитите себя!

Помните, что когда вы даете рекомендацию сотруднику, вы ставите на карту и свою репутацию. Если вы незаслуженно расхваливаете сотрудника и от всего сердца рекомендуете его другой компании, новый работодатель

Если вы плохо знаете сотрудника, это можно поправить!

Рекомендательное письмо проще всего написать тому, кто постоянно взаимодействует с этим сотрудником по работе и хорошо его знает. Иногда человек боится, что его непосредственный руководитель даст ему не самые лучшие рекомендации, и пытается обратиться с этой просьбой к менеджеру высшего звена. Если вы чувствуете, что не можете дать объективную рекомендацию, попросите написать письмо непосредственного руководителя сотрудника, менеджера, который знает его лучше.

Если вы знаете, что это хороший достойный сотрудник, и хотели бы ему помочь, проведите небольшое интервью с человеком, узнайте, на что нужно обратить внимание, расспросите о его дальнейших карьерных планах. Эта информация поможет вам при составлении письма.

Рекомендательное письмо – презентация вашей компании

В письме вы не только говорите о своем подчиненном, но и представляетесь сами как работодатель. Это деловой документ, который должен быть составлен по соответствующим стандартам. Ни в коем случае не пишите рекомендательного письма от руки – это только дискредитирует вашего сотрудника в глазах потенциального работодателя, а также укажет на то, что вы сами недостаточно серьезно относитесь к этому человеку и не уважаете оказанного доверия.

Выделите в своем рабочем графике время, когда вы сможете спокойно собраться с мыслями и обстоятельно взяться за дело. Осознавайте важность этого документа для человека, который обратился к вам с просьбой, и не пишите рекомендательное письмо на ходу.

Начните со списка

Рекомендательные письма служат для того, чтобы представить дополнительную информацию о соискателе – о том, как он учился, работал, занимался чем-то еще. В нем должна быть представлена общая картина о личностных качествах сотрудника, его опыте, сильных сторонах, потенциале и навыках.

Если вы не знаете, с какой стороны приступить к написанию письма, удобно начать с составления списка ключевых слов и фраз, относящихся к достижениям и качествам сотрудника. Такой список поможет избежать абстрактных фраз и метафорических формулировок. Все, что вам нужно – четко изложить позицию и представить доказательства.

Распределите ключевые слова и фразы по категориям:

Профессиональные навыки:

• Обладает ли сотрудник необходимыми для его должности компетенциями?
• Умеет ли он выполнять работу качественно и в срок?
  
• Насколько хорошо он знает свою профессиональную сферу?
• Умеет ли менеджер быстро и конструктивно принимать решения?

Личностные характеристики:

• Как у сотрудника складываются отношения в коллективе?
• Обладает ли он чувством юмора?
• Аналитический ли у него склад ума?
• Насколько человек стрессоустойчив?
• Является ли этот человек лидером?
  

Успехи и достижения:

• Продумайте два-три достижения сотрудника за то время, что он работал под вашим руководством.
  

Слабые стороны:

• На что человеку следует обратить внимание, чтобы развиваться дальше в своей карьере? Умеет ли человек извлекать уроки из своих прошлых ошибок?
  

Потенциал:

• Как вы считаете, чего может достичь этот сотрудник?
  

Структура:

• Письмо, как правило, не превышает в длину одной страницы (5-7 абзацев) и состоит из трех частей: вступления, основной части и заключения.

Вступление:

• Начните с определения того, в каком качестве и в течение какого периода времени вы знаете человека, которому даете рекомендацию. Если человек ваш сотрудник, укажите продолжительность его работы в компании, выполняемые им обязанности и все значительные проекты, которые он разрабатывал или осуществил. Можно добавить пару строк о самой компании и сфере ее деятельности.
  

В заключительном предложении вступления можно подвести итог и высказать ваше общее мнение о рекомендуемом сотруднике.

Основная часть:
В основной части вы даете более подробную характеристику человека с точки зрения его профессиональных качеств. Опишите его умение справляться с выполнением определенных задач и перечислите основные достижения. Какие достоинства и недостатки рекомендуемого сотрудника проявляются на работе? Какое впечатление он производит при общении и взаимодействии с другими людьми?

Удобнее всего указать какое-нибудь качество и подтвердить его фактами, рассказав историю, как оно проявляется на практике. Например, вы отмечаете, что у Алексея аналитический склад ума и творческий подход к делу, и рассказываете, как ему удалось придумать способ оптимизировать процедуру доставки товара в вашей компании. Возьмите две-три основные характеристики.

Для создания более четкой картины, дайте характеристику человека с точки зрения его личностных качеств и поведения. Проявил ли он себя как ответственный, вежливый, приветливый человек или как ленивый, несговорчивый, неприветливый, язвительный?

Заключение:
Упомяните о дальнейших планах сотрудника, и почему вы считаете, что это правильно намеченный путь. Напишите, почему вы рекомендуете этого человека, какой вклад он мог бы сделать в компанию, куда он пойдет работать. Наконец, вы можете указать, насколько вы рекомендуете сотрудника на искомую должность: настоятельно, с некоторыми оговорками, не рекомендуете.

В конце письма представьте свои контактные данные и предложите связаться с вами в случае, если адресат захочет получить дополнительные сведения.

Не забудьте разместить письмо на фирменном бланке компании, поставить печать и подпись.

На заметку:

Письмо не о вас и вашей компании, а о сотруднике. Информация должна быть представлена профессионально и открыто, без лишних рассуждении, тем более нелестных, в адрес сотрудника. Постарайтесь отразить лучшие стороны человека, понять его, увидеть в нем потенциал, помочь ему найти хорошую работу. Это письмо дает вам власть повлиять на дальнейшую судьбу человека, поэтому к его написанию необходимо подойти со всей серьезностью.